水まわり設備事業の業務管理システム開発例

今回のケースは、地域密着で水まわり設備業を営むクライアントが、受付から現場対応までの情報共有を見直したことが出発点となりました。
受付を兼務する事務スタッフが電話で修理依頼を受け、顧客名、住所、電話番号、訪問希望時間、故障内容を紙の出動伝票へ記入していました。代表または配車担当者が、事務所のホワイトボードにスタッフ名と当日の訪問先を書き込み、空いているスタッフへ電話やメッセージで割り当てを伝える運用です。
顧客情報はExcelの台帳に残していましたが、日々の出動予定、作業写真、完了報告とは連携していませんでした。

現場作業が終わると、スタッフは伝票に作業内容、使用部品、概算金額を手書きし、作業前後の写真は各自のスマートフォンに保存していました。
繁忙期に1日7〜10件ほどの訪問が重なると、本部では「すでに到着したのか」「部品の手配が必要なのか」「次の訪問先を変更できるのか」を電話で確認する必要がありました。また、同じ顧客から再度連絡があった際も、Excel台帳、過去の伝票、スタッフの写真フォルダを別々に探すため、電話口ですぐに修理履歴を確認できないことが課題になっていました。

本件では、見積作成・請求書発行・会計連携までを一度に置き換えるのではなく、受付から訪問、作業完了報告までの流れをデジタル化することに範囲を絞りました。少人数の会社でも日常的に回せる操作量を前提に、現場では「訪問先を見る」「到着・完了を押す」「写真を登録」の3操作を中心にしています。初期版で情報共有を定着させ、実際の利用状況を見ながら請求・顧客向けマイページなどを第2フェーズで検討する方針です。

本部は、電話で受けた依頼を案件として登録し、担当スタッフと訪問予定を設定します。現場スタッフはスマートフォンで自分の当日・翌日の訪問予定を確認し、現場到着時にステータスを「移動中」「作業中」へ更新します。作業後には、作業前後の写真、実施内容、使用部品、次回対応の要否を入力し、「完了」として本部へ報告します。

お見積もりでは、受付・配車、現場、管理者それぞれに必要な機能を初期範囲として明確にし、税別158万円・約8週間で提供可能な規模に整理しました。請求書発行、在庫管理、決済、会計ソフト連携、顧客向けマイページなどは初期範囲に含めず、運用が定着した後に第2フェーズとして検討する前提です。

コストを抑えるため、類似画面や定型的な処理、テスト準備などにはAI支援を活用しました。ただし、出動伝票の項目設計、権限の決定、個人情報を含む写真の取り扱い、例外処理、コードレビュー、受入テストは担当者が確認し、業務に合う形へ調整しています。

初期版では、修理依頼を受けてから作業完了を本部へ報告するまでに必要な機能へ絞りました。作業料金の確定、請求書の発行、在庫管理、顧客へのメール配信は初期範囲に含めず、既存の会計ソフトや業務フローをそのまま利用する前提です。

業務フローと画面イメージ

扱う主なデータ

技術構成とセキュリティ方針

フロントエンドにはTypeScriptとReact系フレームワークを採用し、PCとスマートフォンの両方で操作できるレスポンシブWebアプリとして構築しました。現場スタッフが移動中や作業後に入力することを想定し、文字入力を必要最小限にし、大きなステータスボタンとカメラ起動ボタンを中心にした画面構成としました。

サーバー側では、案件、顧客、担当者、作業報告、添付写真を扱うREST APIを実装。案件の登録・更新時には入力値を検証し、スタッフは自分に割り当てられた案件だけを更新できる仕様にしました。管理者は全案件を閲覧・再割り当てできますが、権限を画面表示だけに依存せず、API側でも確認します。

約8週間のうち、最初の2週間で紙の出動伝票と実際の電話受付・配車の流れを整理しました。初期段階で入力項目と運用ルールを固めることで、現場で「必要な項目がない」「どのタイミングで完了にするのか分からない」といった手戻りを防ぎました。

お支払いについて

原則、着手金はいただいておりません。ご契約時のお支払いは不要で、すべての開発とお客様による検収が完了した後に、全額をご請求いたします。

今回の金額には、初期フェーズで定義した機能の実装、テスト、本番公開支援までを含みます。請求書発行、在庫管理、決済、会計ソフト連携、顧客向けマイページは初期範囲に含みません。

補足：ご利用開始後に発生する第三者サービス利用料・保守費用の目安

以下は、従業員約12名・日常利用者十数名、月間数百件程度の案件と作業写真を扱う初期運用を想定した補足です。本案件の初期開発費とは別に、Webアプリを本番で運用するためのクラウドサービスや、必要に応じて利用する監視・通知サービスには、各サービス提供事業者へ支払う第三者サービス利用料（実費）が発生します。

※第三者クラウドサービス利用料の目安は、マネージドデータベース・認証・ファイル保管、Webホスティング、オブジェクトストレージの公式料金体系を参考にしたモデルケースです。

今回の水まわり設備事業者のように、電話受付、現場訪問、写真を使った完了報告が日常的に発生する小規模事業者では、まず「本部と現場で案件の状態が共有できること」に絞って導入するのが有効です。初期版では、既存の会計ソフトや請求業務を急に置き換えず、紙の出動伝票、ホワイトボード、Excel台帳に分散していた「出動予定と完了報告」の部分だけをWebアプリへ移すことで、現場に無理なく定着させます。

追加パターンの目安

初期版の利用が定着した後、顧客自身がログインし、訪問予定、作業履歴、写真、見積書を確認できる顧客向けマイページを追加する場合は、既存の顧客・案件データを再利用できるため、追加で税別60万〜90万円、約4〜6週間が目安です。

また、外部決済サービスを利用し、クレジットカード情報を自社システムに保存しない方式で、訪問修理後の支払いリンクを発行するオンライン決済連携を追加する場合は、税別50万〜70万円、約3〜5週間が目安です。

マイページとオンライン決済を第2フェーズでまとめて追加する場合は、追加で税別100万〜160万円、約7〜9週間を想定しています。初期版と合算すると、総額は税別268万〜318万円が目安となります。ただし、分割請求、複数物件の一括管理、部品在庫の連携、メーカー保証の照会、会計・基幹システムとの双方向連携まで必要になる場合は、別途設計・お見積もりが必要となる可能性が高いです。

まずは日々の出動伝票と完了報告を確実にデジタル化し、実際の運用で必要になった範囲から段階的に拡張することで、不要な機能への投資を抑えながら、自社の業務に合ったプロダクトへ育てていくことができます。